• LucianaPaulise:缩短会议时间向30分钟发起挑战

  • 时间:2020-06-20 09:46:34 点击数:549 文章来源: 头条资讯平台 木美
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    (本文由Luciana Paulise撰写,最初发表在福布斯网站forbes.com)


    对于首席财务官而言,时间是最宝贵的资源。但是,据哈佛大学研究,通常情况下开会要占用他们每天时间的72%,如何大幅减少会议时间呢?


    哈佛大学的研究表明,在新冠疫情之前,公司副总裁每周参会时间多达44个小时。IT经理的会议工作时间为35个小时,因为85%的会议邮件都是他发送的。接受调查的大多数公司负责人都面临过相同问题的困扰。通常情况下,首席执行官们花在会议上的时间约为72%,其中多数会议持续一小时或更长时间。


    在新常态下,为了保持同事间的相互联系,公司最高管理层会举行更多会议。


    最糟糕的是,在实际会议时间之外,还要考虑会前活动、会后待办事项和“时间切换”等问题。


    时间切换”是工作中断后再次专注于任务所需要的时间。如果你想休息一会儿然后再工作,那么至少要花费15分钟才能恢复工作效率;而由于工作时间碎片化,你至少要花费30分钟才能继续专注于特定问题的推进或做出决定。参加会议、接听电话或发送电子邮件都是让人分心的事情。每2个小时中只有1个小时是真正在工作。


    领导者如何管理时间体现了其领导风格、优先事项以及沟通方式。评估会议、确定参会人员、保证与会者全神贯注是确保会议成功的几大要素。


    提高会议效率


    制造行业每天都会在固定时间召开短会,会议时间通常不超过15分钟。因为是站立开会,不需要去会议室。他们一般讨论三个主题:昨天发生了什么、存在哪些问题、今天将会怎样。此类会议短小精悍,有助于将注意力集中在需要完成的事情上。如果有问题出现,仅需与直接相关人员单独开会处理。


    提前准备会议议程。如果是定期会议,应始终遵循相同的会议议程,例如,项目状态、面临的障碍、是否需要帮助等,每个人都应该为此做好充分准备。


    确定参会人数


    哈佛商学院的一项研究表明,提高与会者的参与度通常会大大减少人们在大型团体活动中花费的时间。如果人们可以在会议上花更少的时间而有更多时间做准备,他们工作起来就会更有效率、更投入。


    尽量精简参会人数。根据亚马逊CEO杰夫·贝佐斯的“两个披萨原则”(与会者不能超过两个披萨能够喂饱的人数)简化会议,不超过6-8人。人数越多,会议效率越低。该原则还能避免浪费那些不该与会者的时间。仅邀请有用的人,并提示他们直言不讳地反馈意见。这是 皮克斯智囊团会议之所以能够提高质量、不断创新的秘密所在。一些自组织的公司,如拥有500名员工的法国FAVI公司将会议公开化,任何认为有必要参会的人员都可以参加。如果会议内容丰富,则可以用视频点播代替,也可以使用像Kahoo.it一样的在线工具收集数据或问题。


    鼓励员工自信、自律,保证他们的心理安全感。当他们决定参加会议时,给他们更多机会选择参加哪个会议以及如何提高主动性。


    回顾及反思本周会议:这个会议有必要召开吗?目的是什么?你的角色是什么?你需要参加吗?你能回顾会议纪要吗?尤其是远程工作时,人们可能希望将更多时间用于面对面会议,而不是大型会议上。随着员工敬业度、归属感和人际关系的增强,会议的回顾与反思将变得更有意义。


    强化会议注意力


    当会议规模太大、时间太长、议程繁琐时,与会者往往会进入脱机模式,把注意力转移到电子邮件或手机消息上。这样做最浪费时间,与会者无法完全专注于电子邮件亦或会议,而且其他与会者也不会听到你的想法。


    让会议变得简短有趣,把注意力集中在手头问题上。利用在线工具,诸如Mural.co或ASANA等来增强会议期间的参与度或交流效果,会后要求反馈信息或分配任务。


    将一天中的特定时间用于开会,并且连续开会,以减少时间碎片。


    向30分钟会议发起挑战


    会议议程和会议纪要必不可少,但却未得到有效执行。如果想到上次的无聊会议,人们可能意识到会议主题会在最后一分钟进入议程。有些与会者发言过多,而另一些人甚至没时间发言。由于发言者没做好准备,或者资料不在手边,一个困难议题很可能比预期时间更长。而那个会议原本可以在30分钟之内完成。


    为什么将时长1小时作为会议标准?难怪Zoom会议在40分钟之内是免费的。这样做可以让团队做得更好,涌现出更多创新。


    作为企业高管,请将设定新的30分钟会议标准作为公司优先考虑事项,这将帮助团队优先确定会议主题,更仔细挑选与会者,并为下次会议做好准备。这样至少将多获得50%的宝贵时间。尽情享受这些时间吧!

     

     

    头条资讯平台海外报道

    消息来源:美国直销新闻网

    翻译:本网编辑木美

     

    文章来源:头条资讯平台 木美

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